Huishoudelijk reglement

HUISHOUDELIJK REGLEMENT van de Yamaha FJ Ownersclub Nederland België


 
DEFINITIES

Met inachtneming van hetgeen er in de statuten bepaald is, bedoelen we in dit reglement met:
- bestuur       het volgens art. 8; lid 1 van de statuten genoemde bestuur
- lidmaatschap   het volgens art. 4 van de statuten genoemde lidmaatschap
- contributie      de volgens art. 7 van de statuten genoemde contributie


Artikel 1. BESTUUR
Het bestuur bestaat uit tenminste 3 en ten hoogste 7 OCM leden en wordt door de Algemene Ledenvergadering (ALV) gekozen. Voordrachten kunnen worden gedaan door het bestuur of door tenminste tien leden. De voordracht door het bestuur wordt bij de oproeping van de ALV meegedeeld. Een voordracht door tenminste tien leden moet uiterlijk 48 uur voor de aanvang van de ALV schriftelijk bij het secretariaat worden ingediend. Bestuursleden treden af aan het einde van het derde jaar na hun benoeming en wel volgens een door het bestuur op te stellen schema. Aftredende bestuursleden kunnen zich herkiesbaar stellen. Het opvolgend bestuurslid neemt de taken binnen het bestuur over van zijn voorganger.
De bestuursverkiezingen vinden plaats op de jaarlijks te houden eerstvolgende ALV. Die vindt bij voorkeur plaats in het eerste kwartaal, doch uiterlijk in het tweede kwartaal van het kalenderjaar. Indien de voorzitter niet bij een bestuursvergadering of ALV aanwezig is, kiezen de overige bestuursleden een waarnemend voorzitter uit hun midden.

Artikel 2. VOORZITTER
De voorzitter of de waarnemend voorzitter leidt de vergaderingen van het bestuur en van de ALV. Hij regelt de volgorde van de zaken die op de vergadering behandeld moeten worden en hij zorgt voor de handhaving van de bepalingen in de statuten en in het huishoudelijk reglement. De voorzitter verleent het woord aan de sprekers en hij heeft het recht elke spreker tot de orde te roepen dan wel het woord te ontnemen. Hij ondertekent mede de goedgekeurde notulen van alle vergaderingen van de vereniging en van het bestuur.

Artikel 3. SECRETARIS
De secretaris voert de correspondentie van de vereniging en bewaart een kopie van de uitgaande stukken. Hij houdt de notulen van de vergaderingen van de vereniging bij in een afzonderlijk daartoe bestemd boek. Na goedkeuring van deze notulen ondertekent hij deze tezamen met de voorzitter. De secretaris houdt een presentielijst bij van de leden die op een vergadering aanwezig zijn. Ieder aanwezig lid op de vergaderingen is verplicht deze presentielijst te tekenen. De secretaris zorgt voor de verzending van convocaties van vergaderingen, bestuursvergaderingen daaronder begrepen. Ter gelegenheid van de ALV stelt hij jaarlijks een verslag samen omtrent de toestand van de vereniging. Dit verslag wordt na goedkeuring door het bestuur in de ALV aan de orde gesteld.

Artikel 4. PENNINGMEESTER
De penningmeester draagt de verantwoording voor de geldmiddelen van de vereniging en vordert de contributies in. Indien hij een betaling moet doen van meer dan € 1.000,00 moeten de voorzitter en de secretaris mede tekenen. Dat geldt ook indien hij een verbintenis aangaat voor een bedrag dat hoger is dan eerdergenoemde som. Hij is belast met het nauwkeurig bijhouden van de ontvangsten en uitgaven en hij legt op de ALV volledig rekening en verantwoording af onder overlegging van bescheiden met betrekking tot de vermogenspositie aan het eind van het verenigingsjaar alsmede de ontvangsten en uitgaven in het afgelopen jaar. De rekeningen en verantwoording met bescheiden en kasbewijzen worden aan een onderzoek onderworpen door een daartoe door de leden aan te wijzen kascommissie van tenminste twee niet-bestuursleden. De goedkeuring van deze rekeningen en verantwoording door de ALV wordt beschouwd als een decharge van de penningmeester en het bestuur voor het gevoerde financieel beleid van het afgelopen jaar.

Artikel 5. COMMISSIES
Het bestuur kan zich laten bijstaan door, en kan bepaalde taken delegeren aan, een daartoe door hem ingestelde commissie. Het bestuur draagt de verantwoording voor de handelingen van deze commissie.
Het bestuur benoemt de commissieleden, met uitzondering van de leden van de kascommissie, en maakt die benoeming zo spoedig mogelijk aan de leden bekend. Een commissie telt bij voorkeur twee of meer leden. Voor elke commissie dient een globale taak en werkwijze te worden vastgesteld tussen enerzijds de commissie en anderzijds het bestuur.
Commissies:
Beurs Commissie   is verantwoordelijk voor de organisatie van de FJ-stand op de Motorbeurs in Utrecht.
Technische commissie   is verantwoordelijk voor de ondersteuning van de OCM/SCM- leden met betrekking tot de technische aspecten van onze FJ’s. Tevens ondersteunen zij tijdens de sleuteldagen de leden bij het daadwerkelijk sleutelen aan de motoren.
Web Commissie   is verantwoordelijk voor het in stand houden van de website en het forum.
Toer Commissie   is verantwoordelijk om de diverse toerorganisatoren bij te staan met tips en trucks om de toer zo goed en veilig mogelijk uit te voeren.
Kas Controle Commissie   onderwerpt de jaarrekeningen aan een onderzoek en bestaat uit tenminste twee leden die door de ALV worden benoemd. Leden van de Kas Controle Commissie kunnen niet tevens zitting hebben in enig ander orgaan van de vereniging. De Kas Controle Commissie benoemt uit haar midden een voorzitter. Jaarlijks treedt een lid van de Kas Controle Commissie af, die aansluitend voor een periode van twee jaar niet herkiesbaar is.

Artikel 6. BESTUURSSTUKKEN
Bestuursleden en andere functionarissen zijn verplicht om onmiddellijk na het beëindigen van hun functie de onder hun berusting zijnde stukken en eigendommen met betrekking tot door hen ondernomen activiteiten ten behoeve van de vereniging aan het bestuur af te dragen.

Artikel 7. LIDMAATSCHAP
Ieder die de FJ een warm hart toedraagt kan lid worden van de FJ Owners Club Nederland. Er zijn verschillende lidmaatschappen, te weten;
Forumlid (Geen contributie)
Personen die lid van het forum willen worden, dienen zich daarvoor te registreren op het forum en een gebruikersnaam en wachtwoord aan te maken. Zodra zij zich aangemeld hebben, dienen zij zich te houden aan de spelregels/forumregels die beschreven staan op het forum. Als forumlid heb je beperkt toegang tot het forum. Zie Yamaha FJ Owners Club Forumreglement.
Official Club Member (OCM – (Contributie verplichting))
Personen die OCM van de vereniging willen worden dienen in het bezit te zijn van een FJ, kunnen een inschrijfformulier bij de secretaris aan vragen via PB of mail (secretaris@fj1200.nl). Deze dient digitaal ingevuld te worden en daarna gestuurd te worden naar de ledenadministratie (ledenadministratie@fj1200.nl).
Als OCM’er heb je toegang tot de volledige site van het forum, met uitzondering van de locatie ‘bestuur’. Ook ben je welkom op de twee OCM-treffens en de twee sleuteldagen van de vereniging. Meer details staat op het forum onder ‘Hoe word ik Official Club Member’. Na betaling van het contributiegeld zet de penningmeester de status van het nieuwe lid om naar OCM.
Special Club Members (SCM – (contributie verplichting))
Oud OCM-leden die hun FJ verkocht hebben, maar toch nog heel graag lid willen blijven van de club om zo hun opgedane kennis van onze motorfiets met de club te willen delen en natuurlijk de vriendenkring aan te houden zijn ook welkom.
Personen die de club financieel ondersteunen met een minimum van het contributiegeld zijn sponsorleden, ook al hebben zij geen motor.
Zij zijn allen welkom op de evenementen die door de club georganiseerd worden.

Note: Alle betalende leden hebben stemrecht op de Algemene Leden Vergadering.


Artikel 8. CONTRIBUTIE
De leden betalen jaarlijks een contributie, bij voorkeur via automatische incasso / periodieke overschrijving. De hoogte daarvan wordt jaarlijks door de Algemene Ledenvergadering vastgesteld en waar nodig gewijzigd. Zij die in de loop van het verenigingsjaar OCM-lid worden, zijn de gehele contributie verschuldigd tenzij deze toelating tussen 1 – 31 december plaatsvindt. In dat geval geldt de contributie voor het komend jaar. De leden zijn verplicht de door hen verschuldigde contributie te betalen voor 1 april. Indien na 1 april de contributie niet ontvangen is, vervalt de OCM/SCM-status en kan het lid geen gebruik maken van de extra faciliteiten die bij die statussen horen.

Artikel 9. UITSLUITING
Het bestuur is bevoegd om leden die niet tijdig aan hun betalingsverplichtingen voldoen uit te sluiten van deelname aan verenigingsactiviteiten. Leden die zich gedurende de door de vereniging georganiseerde evenementen of andere activiteiten ernstig misdragen of de veiligheid op welke wijze dan ook in gevaar brengen, kunnen door het bestuur berispt worden dan wel worden ontzet uit het lidmaatschap van de vereniging zonder restitutie van het voldane lidmaatschapsgeld. Indien een te schorsen verenigingslid zich wenst te beroepen op dit bestuursbesluit, is het toegestaan een derde persoon als onafhankelijke arbiter aan te wijzen. Dit moet een OCM- of SCM-lid zijn; bestuurs- en commissieleden zijn hiervan uitgesloten.

Artikel 10. CLUBEVENEMENTEN
De club voert in het lopend jaar een aantal activiteiten uit. Dit zijn twee sleuteldagen, twee OCM-treffens en indien het mogelijk is deelname aan de motorbeurs in Utrecht.

Sleuteldagen
De sleuteldagen worden gehouden in het clubhuis van Motorclub Almere. Tijdens deze sleuteldagen hebben de OCM/SCM-leden de volledige beschikking over de werkplaats en het daar uitgestalde gereedschap. Het gebruikte gereedschap dient weer netjes en schoon terug gehangen/gelegd te worden. Indien er gereedschap stukgaat, dient het lid dit te melden aan een bestuurslid waarna het bestuur dit afhandelt met de beheerder. Tijdens deze sleuteldagen zal door zorg van het bestuur, de technische commissie of een andere vrijwilliger een item/demo behandeld worden omtrent onze FJ’s. Denk dan bijvoorbeeld aan een uitleg omtrent het synchroniseren van de carburateurs, het afstellen van schokbrekers, het schoonmaken van de carburateurs etc.

OCM-treffens
In het derde weekend van mei en het eerste weekend van september wordt er een OCM-treffen georganiseerd. Deze treffens zijn alleen voor OCM, SCM en Sponsor-leden en hun partners. De gedachte hierachter is dat een ieder met zijn of haar FJ deelneemt aan deze treffens. Uitzondering hierop zijn diegene die door een technisch mankement niet op de FJ kunnen komen maar nog wel eventueel op een andere motor kunnen deelnemen, en de SCM-leden die niet meer in het bezit zijn van een FJ. Het bestuur zoekt ruim van tevoren vrijwilligers die zo’n weekend willen organiseren. Het streven is om steeds een weekend te organiseren, enerzijds in het noorden en anderzijds in het zuiden van Nederland/België.

Motorbeurs in Utrecht (indien mogelijk en in overleg met het bestuur)
De beurscommissie zal elk jaar weer onze deelname aan de motorbeurs uitwerken en organiseren. Hiervoor zal zij vanuit de club diverse vrijwilligers benaderen om van dit evenement een geslaagd geheel te maken. Ook kunnen leden dan tegen een gereduceerd tarief entreekaarten krijgen voor de beurs. Als je vrijwilliger bent voor deze beurs, denk dan dat je een visitekaartje van de Yamaha FJ Owners Club Nederland België bent en dat je geacht wordt je als zodanig te gedragen.

Het bestuur en de organisatoren van de diverse evenementen zijn onder geen enkele voorwaarde aansprakelijk voor enige schade die ontstaat. Het bestuur heeft altijd het recht om leden die zich misdragen in enige vorm de toegang tot het evenement te ontzeggen.

Artikel 11. SLOTBEPALING
In gevallen waarin dit reglement niet voorziet of bij enig geschil omtrent de toepassing daarvan beslist in spoedeisende gevallen het bestuur. Deze beslissing dient door de eerstvolgende ALV te worden bekrachtigd.

Vastgesteld via het forum.
Voorzitter: M. Haesevoets
Secretaris: R. Esveldt


Previous page: Clubstatuten
Volgende pagina: Forum reglement